TI untuk Mendukung Proses Just In Time

Bagi PT Astra Honda Motor (AHM), penerapan teknologi informasi (TI) bukan hal baru. Anak perusahaan Astra International ini sudah mengimplementasikannya di pabrik motornya sejak 1980. Mulanya, hanya dimanfaatkan untuk mendukung sistem akuntansi. Pada 1986, merambah ke sistem keuangan dan kontrol produksi. Dengan sistem swadaya seperti itu, General Manager PT. AHM mengakui, awalnya TI yang diaplikasikan tak ubahnya berupa pulau-pulau; terpisah satu sama lain. Baru pada 1995, seiring penerapan database Oracle, sistem di perusahaan itu terintegrasi, dan kian berkembang di tahun-tahun berikutnya. Dan manfaatnya sungguh terasa. Melalui sistem TI terpadu — memakai ERP — tiap pertengahan bulan AHM sudah memperoleh informasi dari bagian pemasaran mengenai jumlah motor yang mau di jual bulan depan. Dengan demikian, bagian produksi dapat merencanakan tipe apa saja yang akan diproduksi berikut jumlah komponen yang dibutuhkan. Selanjutnya, sebanyak 120 perusahaan pemasok komponen diinformasikan mengenai kebutuhan tersebut.


Sejauh ini, hubungan AHM dengan vendor masih dilakukan melalui dokumen alias belum online. Dokumen pemesanan (purchase order/PO) tersebut diberikan tiap kali mereka mengirim komponen ke pabrik. PO juga dilengkapi Bar Code Text (BCT), yang pada saat bersamaan memberi instruksi untuk pengiriman berikutnya dan harus ditepati vendor. BCT yang tercetak saat komponen diterima, setidak-tidaknya sudah mencantumkan nama vendor, nama suku cadang, jumlah, dan jam delivery. Di lain pihak, nomor rangka kendaraan disiapkan berdasarkan informasi database. Untuk melacak apakah suatu produk sudah jadi atau siap delivery, petugas tinggal memindai nomor rangka tersebut di akhir line produksi. Dengan demikian, sistem akan langsung menghitung jumlah suku cadang komponen yang telah digunakan. Secara otomatis, persediaan suku cadang komponen langsung dihitung. Berikutnya, sistem akan memberitahu kebutuhan persediaan baru untuk pemesanan. AHM menggunakan aplikasi TI untuk mendukung sistem Just in Time (JIT).

AHM memang ingin menekan biaya persediaan laiknya gaya manajemen perusahaan Jepang umumnya. Hasilnya? Tentu saja sangat efisien. Sekadar gambaran, untuk memproduksi satu unit motor utuh, hanya dibutuhkan waktu 13 menit. “Ini membuktikan betapa bermanfaatnya TI bagi AHM. Memang, dengan diterapkannya TI, General Manager AHM mengakui ada ketergantungan yang tinggi antara proses manufaktur dan sistem terkait. Contohnya, kalau server mati, proses produksi — kecuali pengecoran logam — juga ikut terhenti. Melalui empat line produksi yang dimiliki saat ini, tiap 20 detik tercipta satu unit motor baru. Bila dijumlahkan, total produksi sepeda motor AHM di dua lokasi pabrik terpisah, yakni di Jl. Yos Sudarso dan Pegangsaan — yang didukung satu pusat suku cadang di Jalan Tipar, Cakung dan satu pabrik mesin pembuat cetakan (moulding) di Pulogadung — dapat menghasilkan 8 ribu unit motor/hari.

Menariknya, meski letak pabrik terpencar di empat lokasi berjauhan, satu sama lain disatukan secara virtual dengan jaringan komunikasi yang menggunakan gelombang microwave. Di samping itu, hubungan antarpabrik juga mudah. “Untuk menelepon, cukup tekan nomor ekstensionnya saja. Sementara itu, untuk hubungan dengan para dealer, selama ini bisa tersambung melalui sistem — tapi belum terintegrasi secara penuh.